Presseverteiler
erstellen und pflegen

Eine Frau, die auf den Inhalt zeigt.

Für Unternehmen und Organisationen ist es oft schwierig, die Aufmerksamkeit der Presse auf ihre Produkte, Dienstleistungen oder andere Neuigkeiten zu lenken. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten von den Medien wahrgenommen werden, ist der gezielte Versand einer Pressemitteilung an einen gut gepflegten Presseverteiler.

Doch was ist eigentlich ein Presseverteiler, warum ist er so wichtig und vor allem: wie kann man einen effektiven Presseverteiler erstellen? Lesen Sie weiter und erfahren Sie alles über den optimalen Aufbau eines Medienverteilers: Wie Sie einen Presseverteiler erstellen, kontinuierlich ausbauen und pflegen können, um langfristig mediale Aufmerksamkeit zu erzielen.

Ein Mann, der vor einem digitalen Bildschirm steht.

Was ist ein Presseverteiler?

Ein Presseverteiler ist das zentrale Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Dieser Verteiler umfasst Medienkontakte, die von Unternehmen oder Organisationen genutzt werden, um ihre Pressemitteilungen zu verbreiten. Er enthält Kontaktdaten wie zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Medientiteln von Journalisten, Redakteuren und anderen Ansprechpartnern.

Eine Frau, die auf einen großen Laptop zeigt.

Warum braucht man einen Presseverteiler?

Die PR und Pressearbeit lebt von Kontakten zu den Medienvertreterinnen und -vertretern. Ein gut gepflegter PR-Verteiler ist die Basis für nachhaltige Beziehungen zu den wichtigsten Key-Medien. So können Sie Ihre Nachrichten gezielt an die Kontakte versenden, die sich für Ihre Pressemitteilungen interessieren und erreichen immer die richtigen Personen.

Ein Mann, der nachdenkt und dabei nach oben schaut.

3 Schritte: Wie erstellt man einen Presseverteiler?

Mit einem Presseverteiler können Sie also wichtige Nachrichten gezielt an Journalisten und Medien versenden, die zu Ihren Themen passen. Doch wie können Sie einen Presseverteiler anlegen?

In den folgenden 3 Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Presseverteiler erstellen: Schritt für Schritt und so einfach wie möglich. So legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Pressearbeit von der Recherche bis zur Pflege.

Wenn Sie einen Presseverteiler aufbauen, gilt vor allem: Seien Sie selektiv und vermeiden Sie das Gießkannenprinzip – Qualität geht vor Quantität!

Zielscheibe, aus der ein Stück herausgeschnitten ist.

1. Zielgruppe definieren

Definieren Sie zunächst Ihre Zielgruppe genau, damit Sie wissen, für wen Ihre Pressemitteilungen relevant sind. Recherchieren Sie, welche Medien und Journalistinnen und Journalisten über Ihre Branche berichten. Überlegen Sie also, wer wirklich von Ihren Nachrichten profitieren könnte.

Je gezielter Sie hier vorgehen, desto effizienter können Sie Ihren Presseverteiler aufbauen. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre Key-Medien einen echten Nutzen aus Ihrer Nachricht ziehen können und dass Sie immer die passenden Journalisten kontaktieren. Dann ist auch die Resonanz und das Interesse bei den Journalistinnen und Journalisten größer.

Ausweis mit Bild und Daten

2. Recherche der Journalistinnen und Journalisten

Im zweiten Schritt können Sie Ihren Presseverteiler gezielt aufbauen. Das machen Sie, indem Sie sorgfältig recherchieren, welche Redaktionen, Journalistinnen und Journalisten für Ihr Thema infrage kommen. Dazu können Sie ein professionelles Medienverzeichnis wie zimpel von news aktuell nutzen, das Ihnen einen breiten Überblick über geeignete Medienkontakte bietet.

Nutzen Sie für Ihre Recherche auch soziale Netzwerke wie LinkedIn, in denen Sie auch gezielt nach Medienschaffenden suchen können, die über Ihre Branche oder verwandte Themen berichten. Diese können heutzutage wichtige Quellen sein, wenn es darum geht, einen Presseverteiler aufzubauen und sollten auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Auch Branchenverzeichnisse sind eine wertvolle Quelle. Und vergessen Sie nicht, wenn Sie Ihren Presseverteiler erstellen, auch lokale und regionale Medien miteinzubeziehen – diese interessieren sich oft besonders für Themen, die in ihrer Nähe angesiedelt sind und somit eine höhere Chance auf Veröffentlichung haben.

Mappe mit Papieren und Daten

3. Struktur und Inhalt des Verteilers

Um einen Presseverteiler erstellen zu können, ist es wichtig, ihn übersichtlich und gut zu strukturieren. So finden Sie die richtigen Ansprechpartner schnell und steigern die Effizienz Ihrer Pressearbeit.

Einen Presseverteiler aufzubauen, kann zunächst komplex erscheinen. Deshalb hier die wichtigsten Punkte, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, wenn Sie einen Presseverteiler erstellen.

Ein gut aufgebauter Presseverteiler sollte mindestens folgende Informationen enthalten: den Medientitel, die Mediengattung (zum Beispiel Tageszeitung, Radio, Fachzeitschrift oder TV), den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners, die Anrede, die Funktion, das Ressort und die E-Mail-Adresse.

Wenn Sie Ihren Presseverteiler so aufbauen, erreichen Sie gezielt die relevanten Medienkontakte und legen gleichzeitig den Grundstein für eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Tipps für den Aufbau eines Presseverteilers

Einen Presseverteiler aufzubauen erfordert sowohl sorgfältige Recherche als auch eine gut durchdachte Strukturierung der Kontakte. Ob Sie dafür ein einfaches Excel-Spreadsheet verwenden, sprich Ihren Presseverteiler als Liste anlegen, oder auf ein professionelles Presseverzeichnis zurückgreifen, hängt von Ihren individuellen Anforderungen und Ressourcen ab.

Während Excel eine flexible und kostengünstige Lösung darstellt, bieten spezialisierte Medienverzeichnisse oft ausführliche Informationen zu den Medien und den Kontakten, zusätzliche Funktionen wie integrierte Mailing-Tools und automatisch aktuelle Daten. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile – wichtig ist, dass der Aufbau Ihres Presseverteilers gut durchdacht ist und eine solide Basis für eine effektive und nachhaltige Pressearbeit schafft.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihren Presseverteiler effizient zu erstellen.

  • Definieren Sie Ihre Key-Medien und Key-Kontakte und priorisieren Sie diese nach ihrer Bedeutung für Ihre PR-Arbeit. Vergewissern Sie sich bei jedem Kontakt, dass Sie dessen Einverständnis haben, in Ihren Presseverteiler aufgenommen zu werden (Stichwort: DSGVO).
  • Lernen Sie die Wünsche Ihrer Kontakte kennen. Der eine möchte Ihre Pressemitteilungen gerne an seine persönliche E-Mail-Adresse erhalten, andere Medien haben sich intern vielleicht anders organisiert und möchten Ihr Material lieber an eine allgemeine E-Mail-Adresse geschickt bekommen. Den jeweiligen Wünschen sollten Sie nachkommen und diese in zusätzlichen Feldern notieren, wenn Sie den Presseverteiler erstellen.
  • Vergessen Sie nicht die freien Journalistinnen und Journalisten. Auch freie Medienschaffende gehören in jeden sorgfältig recherchierten Presseverteiler. Das ist auch deshalb sinnvoll, da gerade Freie in der Regel sehr empfänglich für Themenvorschläge sind. Darüber hinaus arbeiten viele Medien inzwischen mit freien Journalistinnen und Journalisten, die häufig auch über großes Expertenwissen verfügen.
  • Legen Sie für jeden Kontakt eine Kontakthistorie an. So können Sie jederzeit nachlesen, mit wem Sie wann über welche Themen gesprochen haben, wann Sie sich begegnet sind und in welcher Ihrer Key-Medien bereits Veröffentlichungen stattgefunden haben. So können Sie eine gute Beziehung zu Ihren Kontakten aufbauen.
  • Prüfen Sie vor dem Versand einer Pressemitteilung sorgfältig, ob Ihr Thema auch wirklich für jeden Ihrer Verteilerkontakte von Interesse ist. Im Zweifel streichen Sie den Kontakt aus dem Verteiler. Und last but not least gilt beim Presseverteiler erstellen: Bieten Sie Ihren Kontakten immer eine Möglichkeit zum Opt-Out an.

Einen Presseverteiler zu erstellen ist der erste Schritt, aber seine Pflege ist ebenso entscheidend. Nur ein aktueller und gut gepflegter Verteiler stellt sicher, dass, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben und diese versenden, Ihre Neuigkeit immer die richtigen Ansprechpartner erreicht und eine maximale Wirkung erzielt.

Kontakte in der Medienwelt ändern sich häufig, und es ist wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, um die Relevanz Ihres Verteilers zu erhalten. Erfahren Sie, wie news aktuell Sie beim Aufbau und vor allem bei der kontinuierlichen Pflege eines professionellen Presseverteilers unterstützen kann.

Wie hilft news aktuell bei Aufbau und Pflege eines Presseverteilers?

Aber nicht nur einen Presseverteiler zu erstellen ist zeitintensiv, auch einen Presseverteiler permanent zu pflegen, kostet viel Zeit. Und da sich die Ansprechpartnerinnen und -partner in den Redaktionen ändern, kann ein Presseverteiler, der heute noch aktuell ist, morgen schon veraltet sein. Hier bietet sich ein professionelles Verzeichnis an.

news aktuell unterstützt mit seinem Medienverzeichnis und PR-Werkzeug zimpel sowie mit dem Einsteiger-Angebot Kickstart alle Kommunikationsprofis beim Aufbau eines Presseverteilers.

Ordner mit Einsen und Nullen

Medienverzeichnis zimpel – international, national, regional

Im Medienverzeichnis zimpel finden Sie über 612.000 Datensätze von Kontakten – inklusive der Medien und Themen, für die sie tätig sind. Ihr Pressematerial können Sie bequem über das integrierte Mailing-Tool per E-Mail an Ihre Kontakte versenden. Sie erreichen mit zimpel PR-Verantwortliche, Podcastende, Influencende, Bloggende und Medienschaffende.

Alle in zimpel eingetragenen Kontakte werden durch ein Rechercheteam regelmäßig verifiziert und von den Medien freigegeben. Mit zimpel können Sie Ihr Pressematerial (Texte, Bilder etc.) auch in Ihrem eigenen Newsroom auf Presseportal.de archivieren.

Die Vorteile von zimpel im Überblick:

  • Zielgerichtete Recherche, unkomplizierte Verwaltung und schneller Versand: Unser Medienverzeichnis zimpel verfügt über vielfältige Recherchemöglichkeiten. Mit nur wenigen Klicks finden Sie Ihre entscheidenden Kontaktpersonen zu Ihrem Thema und das Presseverteiler erstellen ist dabei schnell und unkompliziert.
  • Professionelles Verteilermanagement mit aktuellen und autorisierten Daten: Das Rechercheteam von zimpel überprüft regelmäßig alle Kontakte der Datenbank und nimmt Ihnen so die Verteilerpflege ab. Das heißt: Alle Daten sind aktuell und von den Medien autorisiert.
Zu zimpel
Startknopf

Unser Einsteiger-Angebot Kickstart – für KMU und Start-ups

Mit dem Einsteiger-Angebot „Kickstart“ erhalten PR-Profis aus Start-ups und KMU ein besonderes Paket: „Kickstart“ enthält ein Mailing-Tool, mit dem Sie bis zu 2.000 Kontakte aus bis zu zwei Themengebieten aus unserem Kontaktverzeichnis erreichen – und dabei rund um die Uhr unbegrenzt Content publizieren können.

Gleichzeitig können Sie Ihr Pressematerial in einem eigenen Newsroom im Presseportal von news aktuell veröffentlichen – mit 11,5 Mio. Visits pro Monat (IVW geprüft: Durchschnittswert Juni 2024–November 2024) eines der reichweitenstärksten Portale für Pressematerialien. So erhalten PR-Inhalte mehr Traffic, mehr Wahrnehmung und eine höhere Sichtbarkeit bei Google & Co.

Zusätzlich erhalten Sie mit Kickstart eine kostenlose Verbreitung über den Originaltextservice (ots). Mit ots gelangen Pressemitteilungen von Unternehmen und Organisationen direkt in die Redaktionssysteme aller relevanten Redaktionen in Deutschland – zu dpa, in Printmedien, Onlinemedien, in TV- oder Hörfunk.

Die Vorteile von Kickstart im Überblick:

  • Ein einfacher Einstieg in die professionelle Kommunikation: Kickstart bietet Ihnen die Möglichkeit, erste professionelle Kontakte in der Medienwelt zu knüpfen. Erstellen Sie mühelos Fachverteiler mit bis zu 2.000 relevanten Kontakten und verbreiten Sie Ihre Inhalte zusätzlich über das Verbreitungsnetzwerk ots.
  • Flexibel, individuell und kostengünstig: Mit Kickstart erhalten Sie eine unkomplizierte Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst – inklusive flexibler Vertragsgestaltung und Support. Unser Team steht Ihnen bei Fragen und zur Optimierung Ihrer Kommunikation jederzeit zur Seite.
Zu Kickstart

Erfolgreich einen eigenen Presseverteiler aufbauen und pflegen

Presseverteiler erstellen und diese dann auch effizient zu pflegen sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Pressearbeit. Ein aktueller und maßgeschneiderter Verteiler stellt sicher, dass Ihre Nachrichten die richtigen Ansprechpartner erreichen und maximiert so Ihre Reichweite. Achten Sie darauf, Ihre Kontakte regelmäßig zu überprüfen und auf die relevanten Zielgruppen abzustimmen.

Aber auch der Aufbau eines Presseverteilers will gelernt sein, denn einen Presseverteiler aufzubauen, umfasst mehr als nur das Sammeln von Kontaktdaten. Dazu gehören auch die gezielte Ansprache und Kategorisierung der Medienschaffenden. Mit einem klaren Fokus auf Qualität statt Quantität erhöhen Sie die Chancen auf eine erfolgreiche Berichterstattung.

Für die Zukunft sollten Sie kontinuierlich an der Optimierung und Anpassung Ihres Presseverteilers arbeiten. Die Medienlandschaft verändert sich schnell und es lohnt sich, auf Pflege- und Automatisierungstools zurückzugreifen. Diese helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihre Pressearbeit effizienter zu gestalten.

Brauchen Sie Unterstützung dabei, einen Presseverteiler zu erstellen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren! Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihren individuellen Presseverteiler aufzubauen und somit Ihre Pressearbeit auf das nächste Level zu bringen!

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