Eine PR-Software stellt Kommunikatoren Medien- und Journalistenkontakte zur Verfügung. Eine solche Software unterstützt PR-Profis dabei, eigene Presseverteiler aufzubauen und zu pflegen. Darüber hinaus bildet sie eine Kontakthistorie zu den Medienkontakten ab – Journalisten zu kontaktieren gehört schließlich für jeden PR-Profi zum Alltag.
Aber was genau ist eine PR-Software, was spricht überhaupt für ihren Einsatz und wie wählt man das richtige Tool für die tägliche PR-Arbeit aus? Außerdem: Für wen ist ein PR-Tool überhaupt geeignet und welche Alternativen gibt es? Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, die bei der Wahl des richtigen Tools helfen sollen.
Eine PR-Software unterstützt PR-Schaffende bei der Verwaltung und Optimierung von Public-Relations-Aktivitäten. Sie automatisiert beispielsweise Aufgaben wie Kontaktmanagement, Medienverteiler, Berichterstattung und Analyse der Medienberichterstattung. Gleichzeitig vereinfacht sie die Planung und Auswertung von PR-Maßnahmen.
PR-Software und -Tools bieten eine Datenbank mit Kontaktdaten von Journalisten, Bloggerinnen oder Influencern, geben deren bevorzugte Themen an und zeigen die bisherigen Interaktionen und andere Details der Medienkontakte auf. Auch persönliche Kontaktdaten, deren Kontakthistorie, Themen-Zuständigkeiten oder Interessen können dort eingebunden werden. Nachfolgend eine Übersicht, wobei eine PR-Software noch nützlich sein kann.
Grundlage einer jeden guten PR-Software ist also eine qualitativ hochwertige Medien- und Kontaktdatenbank. Diese Daten sind idealerweise thematisch, regional oder nach Auflage oder Mediengattung filterbar. Darüber hinaus sollten die Daten der Medienkontakte regelmäßig – bestenfalls automatisch – aktualisiert werden.
Ein PR-Tool unterstützt bei der Erstellung von Content wie Pressemitteilungen oder Mailings. Es unterstützt PR-Schaffende außerdem dabei, die richtigen Inhalte für die Zielgruppe zu erstellen und diese optimal zu verbreiten. Dazu braucht es neben einem Mailing-Tool zielgruppengenau aufgearbeitete Journalistendaten, um zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Medienkontakte zu erreichen.
Mit individuell anpassbaren Vorlagen im Mailing-Tool können PR-Profis ihre Mailings an die eigene CI anpassen. Features wie CTA-Button, eine Einbindung des eigenen Logos, ein Teaser, weiteres Multimedia-Material, eine individualisierte Ansprache der Kontakte, eine Versandplanung und schließlich eine Mailing-Historie runden ein gutes Mailing-Tool ab.
Fünf Gründe, die für den Einsatz einer PR-Software sprechen:
Um die eigene Kommunikation erfolgreich und effizient zu gestalten, ist es sinnvoll, ein PR-Tool einzusetzen. Je nach den Zielen des Unternehmens können diese Tools stark variieren. Eine solide Basis besteht aus DSGVO-konformen Journalistenkontakten, die täglich automatisch aktualisiert werden, einem Mailing-Tool und einer einfachen Kontaktrecherche und Verteiler-Erstellung.
Öffentlichkeitsarbeit ist eine komplexe Aufgabe, die eine ganze Reihe von Tools erfordert. Ob es darum geht, Medienkontakte zu pflegen, Pressearbeit zu koordinieren oder den Erfolg von PR-Kampagnen zu messen – ohne die richtigen Werkzeuge kann der PR-Prozess unübersichtlich werden. Welche PR-Tools sind wichtig und welche Aufgaben übernehmen sie? Wir haben fünf wichtige Tools zusammengestellt.
Welche Tools im Einzelfall benötigt werden, hängt stark von den individuellen Zielen, der Größe des Unternehmens und den Ressourcen ab. Grundsätzlich empfiehlt sich aber immer eine solide Basis aus Journalistendatenbank, Pressemonitoring und einem effizienten Mailingsystem. Für Unternehmen mit intensiver Online-Präsenz sind Social Media Monitoring und Content Management unverzichtbar.
Die Frage, ob es sinnvoller ist, auf eine All-in-One Software für die eigene Öffentlichkeitsarbeit zu setzen oder Einzellösungen zu nutzen, stellt viele PR-Profis vor eine Herausforderung. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile und müssen im Kontext der spezifischen Anforderungen betrachtet werden.
Eine All-in-One Software bietet den Vorteil, dass alle PR-Funktionen zentralisiert und verknüpft sind. Das spart Zeit, reduziert Komplexität und sorgt für eine nahtlose Integration der verschiedenen Arbeitsprozesse. Die Daten sind an einem Ort gebündelt, was die Auswertung erleichtert. Für kleine bis mittlere Unternehmen oder PR-Teams mit begrenzten Ressourcen ist das oft die beste Lösung.
Einzellösungen bieten dagegen mehr Flexibilität und sind oft spezialisierter auf bestimmte Funktionen. Das kann für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen von Vorteil sein. Allerdings birgt die Nutzung von zu vielen separaten Tools das Risiko, den Überblick zu verlieren, und führt oft zu einem Mehraufwand bei der Integration der einzelnen Systeme.
Unsere Empfehlung: Für die meisten Unternehmen kann eine ausgewogene Kombination beider Ansätze den besten Nutzen bieten. Die All-in-One-Lösung gestaltet Prozesse effizienter, die Einzellösung bietet einen flexibleren Einblick in bestimmte Funktionen. In Fällen, in denen besonders spezifische Funktionen erforderlich sind, lohnt sich der alleinige Einsatz von Einzellösungen.
Bevor Sie sich für ein PR-Tool entscheiden, sollten Sie Ziele und Anforderungen festlegen. Schreiben Sie eine Liste mit den für Sie wichtigsten Kriterien und Anforderungen. So können Sie die zahlreichen Angebote auf dem Markt sichten, eventuell testen und sich dann für das richtige Tool entscheiden. Was bei der Suche nach der richtigen PR-Software sonst noch wichtig ist, haben wir einmal zusammengestellt.
Wichtige Funktionen eines PR-Tools:
Was soll die Software leisten? Geht es um hochwertige Kontakte, ein Mailing-Tool oder Medienbeobachtung? Lege ich Wert auf internationale Medienkontakte mit Angaben zu den Themenbereichen? Oder brauche ich ein Tool zur einfachen Verteiler-Recherche mit anschließendem Reporting? Muss das PR-Tool in andere, bereits im Unternehmen vorhandene Tools integriert werden? Schreiben Sie eine Liste der Features!
Der nächste Schritt ist eine umfangreiche Online-Recherche, beispielsweise auch in Blogs oder Foren, um einen Überblick über die am Markt befindlichen PR-Tools zu erhalten. Dabei hilft ein Blick auf die jeweiligen Websites der Anbieter am Markt, um detaillierte Informationen über das PR-Tool, seine Features und die Preise zu erhalten.
Welches Budget steht für den Einsatz eines solchen Tools zur Verfügung? Hier ist zu beachten, dass einige Anbieter unterschiedliche Preismodelle anbieten. Manchmal ist es ein Monats- oder Jahres-Abonnement, manchmal basierend auf der Anzahl der Nutzer oder der Anzahl der Features des PR-Tools. Vergleichen Sie die Preismodelle, um sicher zu sein, dass das ausgewählte Tool Ihren individuellen Anforderungen entspricht.
Ein nicht zu vernachlässigender Punkt ist der Support und die Benutzerfreundlichkeit des jeweiligen Tools: Welche Art von Support wird angeboten? Gibt es Schulungen oder einen Kundendienst? Gibt es innerhalb des PR-Tools Online-Hilfen, auf die Nutzer leicht zugreifen können? Sind die Daten der Journalistinnen und Journalisten in der Datenbank so hinterlegt, dass sie leicht gefiltert werden können?
Die Suche nach Kontakten und die Erstellung von Verteilern sollten einfach handhabbar sein. Die Oberfläche der Software muss intuitiv, leicht verständlich und einfach zu bedienen sein, damit Sie und Ihr Team ohne umfangreiche Schulungen damit arbeiten können. Achten Sie auf eine klare Navigation, einfache Bedienung und gute Benutzerführung.
Achten Sie darauf, dass die Software alle relevanten Sicherheitsstandards erfüllt, insbesondere, wenn es um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht. Personenbezogene Daten fallen in den Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Im Idealfall sind alle Medien- und Kontaktdaten in der Pressedatenbank DSGVO-konform hinterlegt.
Die ideale PR-Software …
Für viele Kommunikatoren und PR-Profis stellt sich die Frage, ob sich die Investition in eine spezialisierte PR-Software lohnt. Spezialisierte PR-Tools bieten viele Vorteile. Sie können von unliebsamen Aufgaben entlasten, indem sie PR-Prozesse automatisieren. Beispielsweise, wenn es um Verteilerpflege geht, oder darum, eine Pressemitteilung erfolgreich zu verbreiten.
Wichtige Aufgaben, wie die Kommunikation mit Stakeholdern und der Öffentlichkeit, lassen sich häufig besser steuern und das Management von Medienkontakten leichter organisieren. Aber wie bei jeder Investition gibt es Vor- und Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden müssen. Dabei spielen sowohl finanzielle Aspekte als auch langfristige strategische Überlegungen eine Rolle.
| Vorteile | Nachteile |
| Effizienzsteigerung: Automatisierung von Routineaufgaben wie der Verteilerpflege und dem Versand von Pressemitteilungen spart Zeit und Ressourcen. | Kosten: Der Erwerb und die Implementierung von PR-Software können erhebliche Investitionen erfordern. |
| Mailing-Tool: Individualisierbare Vorlagen in einem Mailing-Tool lassen das Pressematerial nach den CD-Vorgaben gestalten. | Komplexität: Die Einarbeitung in die Software kann zeitaufwendig sein, besonders für Unternehmen ohne dezidierte IT- oder PR-Abteilungen. |
| Medienkontaktmanagement: Einfache Verwaltung und Aktualisierung von Medienkontakten sowie gezielte Ansprache durch segmentierte Verteilerlisten. | Potenzielle Überdimensioniertheit: Für kleinere Unternehmen oder Start-ups kann eine umfassende PR-Software überdimensioniert und unnötig kompliziert sein. |
| Datenschutz und DSGVO: Eine PR-Software kann dafür sorgen, dass die Kontaktdaten von Journalisten entsprechend geschützt und DSGVO-konform hinterlegt sind. | Schulungsbedarf: Mitarbeitende müssen oft erst geschult werden, um die Software optimal nutzen zu können. |
Eine PR-Software eignet sich für mittlere und große Unternehmen sowie für Agenturen, die regelmäßig mit komplexen PR-Aufgaben konfrontiert sind. Außerdem ermöglicht eine PR-Software eine bessere Kontrolle über die eigenen PR-Aktivitäten. Für kleinere Unternehmen oder Start-ups, die nur gelegentlich PR-Maßnahmen durchführen, kann der Nutzen geringer sein, da der Aufwand und die Kosten in keinem Verhältnis zum Benefit stehen könnten.
Wer Public Relations als ein strategisches Werkzeug versteht, das Unternehmen dabei helfen soll, ihre Markenidentität zu formen, oder Beziehungen zu Medienschaffenden und Stakeholdern zu pflegen, wird von einer solchen Software langfristig profitieren. Allerdings müssen die potenziellen Nachteile, insbesondere die Kosten und der mögliche Schulungsaufwand berücksichtigt werden.
Traditionell verlassen sich PR-Profis auf spezialisierte PR-Tools, um ihre Arbeit zu optimieren: sei es bei der Medienbeobachtung, dem Versand von Pressemitteilungen, dem Monitoring oder der Pflege von Journalistenkontakten. Welche möglichen Alternativen stehen PR-Profis zur Verfügung? Ein paar Beispiele:
Content-Management-Systeme wie beispielsweise WordPress bieten integrierte Funktionen zur Erstellung und Veröffentlichung von unterschiedlichen Inhalten auf Websites (Text, Bild, Videos etc.). Diese Plattformen ermöglichen es, Pressemitteilungen, Blogpostings oder News-Updates direkt auf der Unternehmenswebsite zu veröffentlichen und über integrierte Plug-ins wie Social-Media-Tools zudem die Reichweite zu erhöhen.
Content-Management-Systeme (CMS) eignen sich hervorragend für die schnelle und unkomplizierte Veröffentlichung von Inhalten, bieten jedoch oft nicht die Tiefe an Funktionen, die spezialisierte PR-Tools bieten – insbesondere wenn es um die Medienbeobachtung oder die Messung des Erfolges von Kampagnen und die Reichweite von Pressemitteilungen geht.
Tools wie beispielsweise Hootsuite stellen umfangreiche Möglichkeiten zur Steuerung und Verwaltung von Social-Media-Kanälen zur Verfügung. Sie helfen bei der Planung, Veröffentlichung und Analyse von Social-Media-Inhalten, die ein wichtiger Bestandteil jeder PR-Strategie sind.
Social-Media-Management-Tools sind sehr effektiv für PR-Aktivitäten auf sozialen Plattformen. Der Nachteil: Sie decken häufig nicht die vollständige Bandbreite der PR-Aufgaben ab, wie z.B. die direkte Medienarbeit, Mailings oder das Tracking von Presseveröffentlichungen.
CRM-Systeme wie HubSpot sind darauf spezialisiert, Kundenkontakte zu pflegen und zu verwalten. Sie können zur Verwaltung von Medienkontakten genutzt werden, indem wichtige Stakeholder, Journalisten oder Influencerinnen als spezielle Kontaktgruppen behandelt werden.
Aber: CRM-Systeme sind nicht auf die Bedürfnisse von PR-Profis ausgelegt und erfordern oft technische Anpassungen, um optimal genutzt werden zu können.
Ein Tool wie beispielsweise Trello unterstützt PR-Teams bei der Organisation und Durchführung von Kampagnen. Diese Tools ermöglichen eine übersichtliche Aufgabenverteilung und Zeiteinteilung, was gerade bei der Planung und Umsetzung von PR-Maßnahmen und größeren Projekten von Vorteil ist.
Projektmanagement-Tools sind nützlich für die Organisation von PR-Kampagnen. Was ihnen aber fehlt: sie bieten keine spezifischen PR-Funktionen wie Medienmonitoring oder die Verbreitung von Pressemitteilungen.
Obwohl die genannten Alternativen in spezifischen Bereichen nützlich sein können, bieten spezialisierte PR-Tools eine umfassendere Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von PR-Profis abgestimmt ist. Diese Tools integrieren verschiedene Funktionen, die für eine effektive Öffentlichkeitsarbeit wichtig sind, wie beispielsweise Medienbeobachtung, Kontaktmanagement und Analyse der Medienresonanz.
Spezialisierte PR-Tools ermöglichen es PR-Profis, ihre Kampagnen effizienter zu planen und durchzuführen. Sie bieten eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen und Funktionen gebündelt sind. Für eine effektive und effiziente PR-Arbeit ist es daher ratsam, ein PR-Tool zu verwenden, das alle für Sie relevanten Funktionen integriert.
Wenn jedoch Budget-Einschränkungen bestehen, oder nur bestimmte Aspekte der PR-Arbeit abgedeckt werden sollen, können die genannten Alternativen in Kombination eine praktikable Lösung darstellen. Für kleinere Unternehmen oder spezifische Projekte kann es also sinnvoll sein, zunächst mit Einzeltools zu arbeiten, bevor in eine umfassendere Lösung investiert wird.
Die Vorteile von zimpel auf einen Blick:
Eine Mediendatenbank wie zimpel von news aktuell unterstützt Sie bei der Verwaltung und Pflege Ihrer Kontakte zu Journalistinnen und Journalisten, Bloggern oder Influencern und überprüft regelmäßig und automatisch Ihre Medienverteiler auf Aktualität. Differenzierte Suchmöglichkeiten helfen Ihnen dabei, ein individuelles Rechercheprofil zu erstellen.
Darüber hinaus verifizieren Kolleginnen und Kollegen aus dem Rechercheteam bei news aktuell die Mediendaten durch eine persönliche Abstimmung mit den Redaktionen. So können Sie sicher sein, dass alle Daten nicht nur aktuell sind, sondern auch von den Medien freigegeben werden.
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