Journalisten kontaktieren: So gelingt der Austausch mit der Presse auf Augenhöhe

Marissa Neureiter

Marissa ist Project- und Content-Managerin in der Konzernkommunikation und lebt bei news aktuell ihre Begeisterung fürs Texten täglich aufs Neue aus. 

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Wer glaubt, es sei ein Kinderspiel, Journalistinnen und Journalisten zu kontaktieren, täuscht. Eine kurze E-Mail oder ein Presseaussand – und schon wird die eigene Nachricht zur Schlagzeile? Die Realität sieht leider anders aus: Die Ansprüche der Presse sind hoch, die Konkurrenz um mediale Aufmerksamkeit groß.

Eine unprofessionelle oder unpersönliche Ansprache kann dazu führen, dass Ihre Botschaft im digitalen Nirwana untergeht.

Es geht darum, die Arbeitsweise der Medienschaffenden zu verstehen, ihre Bedürfnisse zu kennen und gut aufbereitete Inhalte anzubieten, die wirklich relevant sind. Wir geben Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie die richtigen Journalisten finden, zielgerichtet und professionell die Presse kontaktieren und langfristige Medienbeziehungen aufbauen. 

• Wie finde ich den richtigen Journalisten?
• Wie kann ich einen Journalisten kontaktieren?
• Diese 6 Tipps helfen
• So kontaktieren Sie Journalisten erfolgreich

5 Optionen: Wie finde ich den richtigen Journalisten?

Um Ihre Botschaft in den Medien zu platzieren, müssen Sie die richtigen Journalistinnen und Journalisten finden. Ob der klassische Gang zum Kiosk, via Social Media oder mithilfe von professionellen Medienverzeichnissen: Es gibt viele Wege, den richtigen Medienschaffenden zu identifizieren und die Presse zu kontaktieren.

1. Zeitschriftenhandel und Online-Portale

Sie wollen den richtigen Journalistenkontakt selbst suchen? Dann gehen Sie doch einfach mal zum nächsten Kiosk. Informieren Sie sich, welche Fachzeitschriften es zu Ihrem Thema gibt und welche Journalisten Sie infolgedessen kontaktieren könnten.

Prüfen Sie, welche Themen in welchem Medium behandelt werden und welche Journalistinnen und Journalisten bereits ähnliche Inhalte zu Ihrem Thema veröffentlicht haben. Nutzen Sie auch das Impressum, um die jeweiligen Ressorts und Zuständigkeiten herauszufinden.

Eigens darauf ausgelegte Online-Portale sind auch eine umfangreiche Recherchequelle für Fachpublikationen und Sie können mit wenigen Klicks herausfinden, welche Journalisten Sie kontaktieren können.

2. Direktkontakt zur Redaktion

Old School, aber effektiv: Rufen Sie in Redaktionen und Verlagen an und fragen Sie, wer und welches Ressort für Ihr Thema  zuständig ist. Oder: Schreiben Sie eine kurze E-Mail. Formulieren Sie dabei Ihr Anliegen möglichst knapp, aber höflich.

Sie haben bereits einen sehr guten Journalistenkontakt zu einer passenden Redaktion? Prima! Dann fragen Sie hier nach, wer Ihnen beim neuen Thema weiterhelfen kann!

3. Social Media

Plattformen wie X oder Bluesky sind beliebte Tools für Journalisten – suchen Sie relevante Spokespersons und verfolgen Sie ihre Interessen. Nutzen Sie auch beliebte Hashtags, um die Berichterstattung über Ihre Themen zu verfolgen.

Berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder Xing sind als wichtige Recherchequelle nicht mehr wegzudenken, wenn es darum geht, die Presse zu kontaktieren. Wenn Sie Profile und Beiträge von Medienschaffenden analysieren, können Sie herausfinden, ob Ihr Thema von Relevanz ist und sich direkt verknüpfen.

4. Google und andere Suchmaschinen

Seit es Suchmaschinen wie Google gibt, ist die Kontaktaufnahme mit Journalisten wesentlich einfacher geworden. Sie können jederzeit schnell und gezielt nach Journalisten suchen und Pressekontakte finden, die bereits über Ihr Thema berichtet haben.

5. Verbreitungsnetzwerke und professionelle Medienverzeichnisse

Verbreitungsnetzwerke und Medienverzeichnisse spielen eine zentrale Rolle für die effiziente und zielgerichtete Pressearbeit. Sie helfen, Botschaften schnell zu verbreiten und unterstützen dabei, die richtigen Journalisten zu kontaktieren. Sie sind besonders hilfreich, wenn Sie regelmäßig Pressearbeit betreiben, Pressemitteilungen versenden und gezielt Journalisten kontaktieren wollen.

Einige Vorteile von Verbreitungsnetzwerken und Medienverzeichnissen:

• Große Reichweite: Pressemitteilungen gelangen direkt an relevante Redaktionen und Journalisten.
• Zeitersparnis: Umfangreiche Datenbanken erleichtern die Suche nach passenden Medienkontakten und unterstützen die Pflege eines Presseverteilers.
• Freie Journalisten finden: Auch freie Medienschaffende lassen sich über Journalistendatenbanken gezielt finden.

PR-Dienstleister wie news aktuell sind darauf spezialisiert, Ihre Botschaften einem breiten Empfängerkreis zugänglich zu machen. Mit unserem ots-Vebreitungsservice bringen wir Ihre Pressemitteilung direkt in die Systeme aller relevanten Redaktionen in Deutschland und international.

Zusätzlich wird Ihre Pressemitteilung in Ihrem eigenen Newsroom auf presseportal.de veröffentlicht – eines der wichtigsten PR-Portale Deutschlands. Presseportale bieten u.a. den Vorteil, dass sie ebenfalls eine zentrale Anlaufstelle für Journalisten darstellen, um sich über aktuelle Themen zu informieren und Pressemitteilungen schnell zu finden.

Nachdem Sie die für Sie relevanten Journalistinnen und Journalisten identifiziert haben, geht es nun darum, den Kontakt professionell aufzubauen. Dabei hilft es, einen Presseverteiler zu erstellen, der Ihre Kommunikation strukturiert. So können Sie individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Kontakte eingehen und sicherstellen, dass Ihre Informationen gezielt und effektiv verbreitet werden.

E-Mail oder Anruf: Wie kann ich einen Journalisten kontaktieren?

Doch, wie können Sie Journalisten nun effektiv kontaktieren? Ob Sie direkt zum Telefon greifen, oder erstmal eine Mail schreiben, hängt von Ihren Präferenzen und der Situation ab. Wichtig ist, dass Ihre Botschaft klar und professionell vermittelt wird und, dass Ihr Umgang mit Journalistinnen und Journalisten auf Augenhöhe stattfindet.

Journalistinnen und Journalisten kontaktieren per E-Mail

Eine E-Mail ist heutzutage wohl die gängigste Methode, um Journalistinnen und Journalisten zu kontaktieren. Mit einer klar strukturierten und personalisierten Nachricht können Sie Ihre Botschaft optimal platzieren – vorausgesetzt, Ihre E-Mail fällt in der Masse der Nachrichten auf.

Vorteile Presse kontaktieren per E-Mail:

• Gut strukturiert: Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Nachricht in einer E-Mail klar und überlegt formulieren und strukturieren können.   
• Zeitersparnis: Journalistinnen und Journalisten können eine E-Mail in ihrem eigenen Tempo lesen und bearbeiten.   
• Kontaktdaten: Ihr Anliegen und Ihr Pressekontakt werden schriftlich festgehalten und stehen für Rückfragen zur Verfügung.

Nachteile Presse kontaktieren per E-Mail:

• Gefahr des Untergehens: Medienschaffende erhalten täglich hunderte von E-Mails, Ihre Nachricht kann in der Masse untergehen. 
• Keine sofortige Rückmeldung: Journalisten kontaktieren kann mühsam sein, vor allem per E-Mail. Es kann lange dauern, bis Sie eine Antwort erhalten – wenn Sie überhaupt eine Antwort erhalten.

Tipps für eine effektive Ansprache per E-Mail:

• Klarer Betreff: Verwenden Sie einen prägnanten Betreff, der auf den Punkt kommt und das Thema direkt benennt. 
• Personalisierung wirkt: Personalisieren Sie Ihre Nachricht so weit wie möglich: Name des Ansprechpartners, Medium einfließen lassen und nennen Sie vielleicht auch schon die Rubrik, in die Ihr Thema passt.
• Kurz und knackig: Fassen Sie sich möglichst kurz, aber machen Sie mit Ihrem Anschreiben Lust auf mehr. Die wichtigste Frage für den Journalisten, den Sie kontaktieren: Warum ist das Thema für die Leserschaft meines Mediums wichtig? Darauf sollten Sie eine Antwort haben, bevor Sie die Presse kontaktieren.  
• Wichtige Anhänge: Hängen Sie nicht nur weiteres Informationsmaterial oder spannende Links an, sondern achten Sie auch darauf, Ihre Kontaktinformationen anzugeben.

Journalistinnen und Journalisten kontaktieren per Telefon

Auch wenn eine E-Mail schnell geschrieben ist und es oft einfacher erscheint: Ein klassischer Telefonanruf ermöglicht es Ihnen, Journalisten noch direkter zu kontaktieren.

Ein lockeres Gespräch ist eine wunderbare Möglichkeit, schnell einen persönlichen Kontakt herzustellen. Und: Sie können so erste Fragen zu Ihrem Thema direkt klären.

Vorteile Presse kontaktieren per Telefon:

• Direkter Draht: Wer regelmäßig zum Hörer greift, kann schneller ins Gespräch kommen und bei neuen Themen erste Fragen direkt klären.   
• Persönlicher Kontakt: Ein freundliches Gespräch schafft Vertrauen und weckt oft mehr Interesse. Wenn Sie das nächste Mal die Presse kontaktieren, können Sie daran anschließen.   
• Schnell geklärt: Bei einem Anruf können Sie schnell klären, ob Sie den richtigen Ansprechpartner für Ihr Thema haben oder im Zweifelsfall erfragen, wer andernfalls zuständig ist.

Nachteile Presse kontaktieren Telefon:

• Zeitintensiv: So schön der persönliche Kontakt auch ist, Journalistinnen und Journalisten per Telefon kontaktieren erfordert beiderseits Zeit – Medienschaffende haben einen vollen Terminkalender und stehen oft unter Zeitdruck.   
• Vorbereitung: Auch wenn Sie als Kommunikationsprofi schlagfertig sind und Tag für Tag kommunizieren, erfordert ein Telefongespräch gute Vorbereitung und sollte einen positiven Eindruck hinterlassen.

Tipps für ein erfolgreiches Telefonat:

• Timing: Bevor Sie loslegen, fragen Sie höflich nach, ob die Person am Telefon gerade Zeit hat.
• Auf den Punkt bringen: Gerade bei Telefongesprächen laufen wir oft Gefahr, zu lange und ohne Punkt und Komma zu reden. Stattdessen: Kommen Sie auf den Punkt, präsentieren Sie Ihre Botschaft klar und prägnant.   
• Nachbereitung nicht vergessen: Telefonate sind schön und gut, aber schwarz auf weiß ist oft noch besser. Fassen Sie das Gespräch im Nachgang nochmal in einer kurzen E-Mail zusammen und fügen Sie gegebenenfalls Anhänge hinzu.

Presse kontaktieren per E-Mail oder Telefon?
Beide Kanäle haben ihre Vorteile – entscheidend ist, je nach Situation das passende Medium zu wählen: E-Mails eignen sich gut für umfangreiche Themen oder den Versand von multimedialem Material, während Telefonanrufe ideal sind, um persönlichen Kontakt herzustellen und schnelles Feedback zu erhalten. Je regelmäßiger Sie Journalisten kontaktieren, desto schneller bekommen Sie ein Gefühl für den richtigen Weg.

Diese 6 Tipps helfen: Erfolgreich Journalisten finden & Presse kontaktieren

Ist der erste Kontakt zu Journalisten hergestellt, beginnt die entscheidende Phase: Wie schaffen Sie es, den Kontakt nachhaltig zu etablieren und Ihr Thema optimal zu platzieren? Mit den folgenden sechs Tipps gelingt es Ihnen, professionell und erfolgreich an den Kontakt anzuknüpfen.

1. Hintergrundrecherche: Bevor Sie die Presse erneut kontaktieren, recherchieren Sie, ob es neue Aspekte oder Trends zu Ihrem Thema gibt. Informieren Sie sich auch über Redaktionspläne und passen Sie Ihre Vorschläge gegebenenfalls an. Vergewissern Sie sich, dass das Thema nicht gerade erst im Medium stattgefunden hat.
2. Relevante Inhalte: Medienschaffende schätzen fundierte Fakten, interessante Perspektiven und auch klare Bezüge zu aktuellen Trendthemen. Achten Sie darauf, Inhalte entsprechend zu formulieren, wenn Sie Ihre Journalistinnen und Journalisten erneut kontaktieren.
3. Professionelles Pressematerial: Ob Pressemitteilungen, Bilder oder Hintergrundinformationen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Pressematerial vollständig und von hoher Qualität ist. Achten Sie beim Pressemitteilung schreiben auf lesefreundliche Inhalte und vermeiden Sie eine werbliche Sprache.
4. Konkrete Vorschläge: Bieten Sie Journalisten nicht nur eine Idee an, sondern konkretisieren Sie Ihr Thema. Ein klarer Vorschlag zur Platzierung hilft den Journalistinnen und Journalisten, Ihre Inhalte leichter einzuordnen. Denken Sie auch daran, wie Journalisten Themen finden: Häufig durch aktuelle Ereignisse, branchenspezifische Trends oder durch interessanten Input, der von außen an sie herangetragen wird. 
5. Nachfassen: Wenn Sie nach einer ersten Kontaktaufnahme nichts hören, ist ein freundliches Nachfassen erlaubt. Fragen Sie kurz und knapp höflich nach dem Stand der Dinge. Doch Vorsicht: Lassen Sie Ihrer Ansprechperson auch Zeit zu reagieren, drängen Sie nicht – so respektieren Sie die Zeit Ihres Gegenübers.
6. Langfristige Beziehungen: Erfolgreiche Pressearbeit endet nicht mit einem einmaligen Kontakt. Pflegen Sie Ihre mühsam aufgebauten Beziehungen durch regelmäßigen Austausch. Bleiben Sie erreichbar, reagieren Sie zeitnah auf Anfragen und etablieren Sie sich so als Expertin oder Experte. So halten Ihre Journalisten Kontakte langfristig.

Professionell, relevant und auf Augenhöhe: So kontaktieren Sie Journalisten erfolgreich

Journalisten zu kontaktieren, erfordert Vorbereitung, etwas Fingerspitzengefühl und eine klare Strategie. Ob per E-Mail oder Telefon – wichtig ist, dass Sie Ihre Botschaft prägnant vermitteln und die Bedürfnisse der Medienschaffenden kennen und respektieren. Die Art und Weise, wie Sie die Presse kontaktieren, entscheidet oft maßgeblich über den Erfolg Ihrer Pressearbeit. Der Schlüssel liegt in der professionellen Kommunikation auf Augenhöhe.