Simon Schmitz
Ist Marketing Manager bei news aktuell und Projektleiter des PR-Bild Awards. Neben seinem Lieblingsthema (Kaffee!) brennt er für audiovisuelle Themen und Events.
Events und Veranstaltungen sind großartige Möglichkeiten, um mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten, neue Kundinnen und Kunden zu gewinnen und Ihre Marke zu stärken. Doch damit Ihre Veranstaltungen erfolgreich sind, müssen sie auch richtig kommunizieren werden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Events erfolgreich ankündigen, während und nach der Veranstaltung gezielt kommunizieren und welche Fallstricke es zu vermeiden gilt, damit Ihr nächstes Event ein voller Erfolg wird.
Die Veranstaltungskommunikation ist die Schnittstelle zwischen Veranstaltungsplanern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Ausstellern, Speakerinnen und Speakern und weiteren Interessengruppen. Im Kern umfasst sie alle Botschaften, Strategien und Medien, mit denen wichtige Informationen vor, während und nach einer Veranstaltung übermittelt werden. Dies kann von Pressemitteilungen zur Vorankündigung, E-Mail-Botschaften mit detaillierten Veranstaltungsplänen über Echtzeit-Infos während der Veranstaltung bis hin zu Feedback-Umfragen nach der Veranstaltung reichen.
Die Bedeutung von Eventkommunikation kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie stellt nicht nur sicher, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor und während des Events gut informiert sind und die Veranstaltung reibungslos und angenehm verläuft, sondern schafft auch Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Interessengruppen und Partnern. Zudem trägt sie maßgeblich zur Stärkung Ihrer Marke bei. Wenn die Kommunikation effektiv durchgeführt wird, steigert sie die Gesamtwirkung des Events und ebnet den Weg für zukünftige Erfolge. So wie eine gelungene Symphonie davon abhängt, dass alle Musikerinnen und Musiker aufeinander abgestimmt sind, hängt eine erfolgreiche Veranstaltung in hohem Maße von einer klaren, konsistenten und effektiven Kommunikation ab.
Noch bevor die ersten Gäste den Saal betreten und die Lichter gelöscht werden, liegt der Grundstein für eine gelungene Veranstaltung bereits in der Vorbereitung – insbesondere bei der Eventkommunikation. Sie beginnt damit, dass Sie sich klar darüber werden, welche Ziele Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen möchten. Außerdem ist es entscheidend, dass Sie Ihre Zielgruppen kennen. Versetzen Sie sich in Ihr Publikum hinein: Wer sind Ihre Gäste? Welche Erwartungen haben sie? Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können Sie im Anschluss maßgeschneiderte Botschaften entwickeln, die Anklang finden. Auch sollten Sie in dieser Phase bereits entscheiden, welche Kommunikationskanäle wann zum Einsatz kommen: Von der klassischen Pressemitteilung bis hin zu modernen Event-Apps muss jedes Tool auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sein.
Tipp: Denken Sie bei der Kommunikationsplanung auch an die nicht teilnehmenden Personen, für die Ihre Inhalte auch interessant und spannend sein können und überlegen Sie sich, wie sie Ihre Zielgruppe erweitern können.
Ein eigener Hashtag ist ein Knotenpunkt: Er vereint nicht nur die unterschiedlichsten Inhalte unter einem einzigen digitalen Banner, sondern erhöht auch die Reichweite der Veranstaltung. Dieser prägnante Marker, oft eine einprägsame Mischung aus dem Namen oder dem Thema der Veranstaltung, ermöglicht es Ihnen und Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Erfahrungen, Erkenntnisse und Fotos problemlos zu teilen. Für Sie als Organisatorinnen und Organisatoren bietet der Hashtag noch einige weitere Vorteile: Er fördert schon im Vorfeld des Events die Interaktion mit Ihren Inhalten, er ist eine Art Liveticker für die Stimmung vor Ort und schafft ein reichhaltiges Geflecht an nutzergenerierten Inhalten. Ein gut gewählter Hashtag verwandelt passive Teilnehmerinnen und Teilnehmer in aktive Mitwirkende, bereichert die Berichterstattung über die Veranstaltung und verstärkt Ihre Narrative und digitale Reichweite.
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Auch der PR-Bild Award von news aktuell und APA-Comm trägt einen einzigartigen Hashtag. Noch besser: Aktuell läuft das Publikumsvoting und Sie können mit Ihrer Stimme entscheiden, welche Fotos im Herbst zu den PR-Bildern des Jahres gekürt werden.
Jetzt für den PR-Bild Award abstimmenWäre Ihre Veranstaltungskommunikation ein Song, wäre die Ankündigung der erste Akkord: Mit ihr setzen Sie den Grundton, auf den alles andere aufbaut. Seien Sie hier deswegen besonders aufmerksam.
Eine gelungene Eventankündigung ist mehr als nur eine Einladung, sie ist eine sorgfältig formulierte Botschaft, die einen ersten Einblick in das Erlebnis bietet, welches Ihre Gäste erwartet. Es geht nicht nur um das Wer, Was, Wo und Wann, sondern auch um das Warum. Warum sollte jemand teilnehmen? Warum wird diese Veranstaltung bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Anklang finden? Das Design, die Tonalität und der Inhalt sollten den Zweck der Veranstaltung widerspiegeln und das Zielpublikum ansprechen. Ob digital oder physisch, formell oder leger, die Einladung ist der erste Eindruck von Ihrer Veranstaltung. Im Zeitalter des Informationsüberflutung kann eine gut durchdachte Einladung das Getöse durchbrechen, die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und das Interesse wecken. In der Veranstaltungskommunikation informiert die Einladung nicht nur – sie inspiriert und schafft die Voraussetzungen für ein unvergessliches Ereignis.
Denken Sie neben den direkten Kommunikationskanälen wie Mailing, Newsletter und Website auch Ihre Social-Media-Kanäle und die klassischen Medien mit. Je nachdem, ob Ihre Veranstaltung lokale, regionale, nationale oder gar internationale Relevanz hat, sollten Sie auch die entsprechenden Medienvertreterinnen und -vertretern als wertvolle Multiplikatoren darüber informieren.
Relevante Medien gezielt identifizieren und erreichen
Sie wollen mit Ihren Inhalten gezielt in der Fachpresse oder in Lokal- und Publikumsmedien stattfinden? Kein Problem! In unserer Kontaktdatenbank zimpel erstellen Sie sich schnell und unkompliziert maßgeschneiderte Medienverteiler und erreichen so gezielt Ihr Publikum.
Mehr zu zimpel erfahrenBeim Aufbau eines Spannungsbogens geht es darum, eine attraktive Geschichte zu erzählen, die die Aufmerksamkeit fesselt und hält. Das Storytelling beginnt lange bevor die Veranstaltung eröffnet wird. Mit Teasern, Sneak Peeks, Blicken hinter die Kulissen und dem stückweisen Veröffentlichen von mehr und mehr Infos zu Ihrer Veranstaltung können Sie die Vorfreude des Publikums stetig steigern. Ansprechende Multimedia-Inhalte, interaktive Inhalte und Partnerschaften mit Influencerinnen und Influencern sowie Publishern können diese Begeisterung noch verstärken.
Der Schlüssel dazu sind Konsistenz und Kreativität: Kommunizieren Sie regelmäßig und denken Sie out-of-the-box. In der heutigen digitalen Unmittelbarkeit ist es entscheidend, das Momentum aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu steigern. Wenn Sie als Kommunikationsprofi strategisch einen Hype aufbauen, füllen Sie nicht nur die Plätze – Sie schaffen auch ein begeistertes Publikum, das bereit ist, in das ihnen gebotene Erlebnis einzutauchen.
Inmitten der lebendigen Dynamik einer Veranstaltung, bei der sich in jeder Sekunde neue Eindrücke ergeben, liegt die subtile, aber wichtige Bedeutung der Live-Kommunikation. Es ist das dynamische Zusammenspiel von Echtzeitveröffentlichungen, unmittelbaren Updates und kurzfristigen Feedbackschleifen. Im Gegensatz zu Inhalten, die im Vorfeld einer Veranstaltung erstellt und ausgefeilt werden, lebt die Live-Kommunikation von ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Egal, ob es darum geht, spontane Höhepunkte hervorzuheben, Inhalte zweitzuverwerten oder die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einfach nur durch die Agenda zu führen – effektive Live-Kommunikation sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und sorgt für ein integratives, partizipatives Umfeld. Denken Sie dabei an Live-Posts und anderen Shareable Content, der zur Weiterverbreitung und Diskussion einlädt und sorgen Sie so für die Sichtbarkeit Ihrer Botschaften über die Event-Grenzen hinaus.
Selbst bei sorgfältigster Planung können bei Veranstaltungen gelegentlich unvorhersehbare Ereignisse auftreten. Technische Pannen, kurzfristige Programmänderungen oder Unterbrechungen – das sind die unvorhersehbaren Elemente von Events. Doch nicht die Panne selbst, sondern die Art und Weise, wie Sie sie kommunizieren und angehen, entscheidet letztendlich über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung.
Dabei ist Transparenz das A und O: Gäste schätzen es, wenn sie auf dem Laufenden gehalten werden. Eine rechtzeitige Bestätigung des Problems in Verbindung mit einem klaren Aktionsplan kann potenzielle Frustration in Wertschätzung für die Professionalität der Organisatorinnen und Organisatoren verwandeln. Stellen Sie durch den Einsatz mehrerer Kommunikationskanäle sicher, dass Ihre Gäste die Informationen sicher erhalten und achten Sie dabei auf ein lösungsorientiertes Auftreten. Denn in der Eventkommunikation ist es oft nicht die Herausforderung selbst, sondern Ihre Reaktion darauf, die einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
Lesen Sie dazu auch unseren Blogartikel zur Krisenkommunikation.
Wenn die Lichter wieder eingeschaltet werden und die Anwesenden sich auf den Weg nach draußen machen, ist die Erzählung einer Veranstaltung noch nicht ganz zu Ende. Vielmehr entfaltet sich ein bedeutendes Detail im Anschluss an die Veranstaltung: die Nachberichterstattung. Hier werden die Momente der Veranstaltung zusammengefasst, gefeiert und gewürdigt. Eine umfassende Kommunikation nach der Veranstaltung umfasst dabei alles: von Danksagungen an Ihre Gäste und Stakeholderinnen und Stakeholder über die Pressemitteilung zum Event bis hin zu Fotogalerien, Video-Highlights und Zusammenfassungen der wichtigsten Erkenntnisse. Diese aufbereiteten Inhalte dienen mehreren Zwecken: Sie bieten ein digitales Archiv für diejenigen, die teilgenommen haben, und lassen Erinnerungen und Erkenntnisse wieder aufleben, während sie gleichzeitig denjenigen, die nicht dabei sein konnten, einen Einblick in das Event bieten. Denken Sie auch daran, Feedback einzuholen. Sammeln und verarbeiten Sie Feedback durch Umfragen oder Online-Diskussionen nach einer Veranstaltung. So können Sie zukünftige Veranstaltungen verbessern, indem Sie sie besser an die Erwartungen der Teilnehmer anpassen.
Größtmögliche Reichweite für Ihre Veranstaltungskommunikation
Über unser Verbreitungsnetzwerk ots können Sie nicht nur Text verbreiten. Mit unserer ots Text/Multimedia-Verbreitung erreichen auch Bilder, Videos, Audios und sogar Dokumente Ihre Zielgruppe.
Mehr zu ots erfahrenLetztendlich erhöht die Post-Coverage-Kommunikation nicht nur die Reichweite Ihrer Veranstaltung, sondern steigert auch die Vorfreude auf die nächste Veranstaltung und sorgt dafür, dass Ihre Botschaft noch lange nach dem Ende der Veranstaltung nachhallt.
Wenn Sie Hilfe bei Ihrer Veranstaltungskommunikation benötigen, kann Sie news aktuell dabei unterstützen. Mit unseren PR-Tools, dank unserer jahrzehntelangen Expertise und mit unserem Content-Netzwerk generieren wir die passende Reichweite für Ihre Event-Botschaften – von lokal bis international. Sei es mit unserem Medienverzeichnis zimpel, dem PR-Verbreitungsnetzwerk ots oder wenn Sie Hilfe bei der Produktion von multimedialen Inhalten benötigen: Wir haben für Sie die passende Lösung und können Ihr Unternehmen auf dem gesamten Weg der Kommunikation unterstützen.
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Veranstaltungskommunikation ist das Bindeglied zwischen Organisatoren, Teilnehmern, Sprechern und anderen Interessengruppen, um Informationen vor, während und nach einem Event effektiv zu übermitteln. Ihre Rolle ist entscheidend, da sie nicht nur für einen reibungslosen Ablauf des Events sorgt, sondern auch Vertrauen und Glaubwürdigkeit fördert.
Die effektive Eventkommunikation ist somit nicht nur ein Instrument zur Informationsübermittlung, sondern auch ein Schlüssel zur Vertiefung des Engagements und zur Steigerung des Gesamterfolgs der Veranstaltung. Wenn Sie mögen, stehen wir Ihnen dabei zur Seite.
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